DOO/K&V - JubileumdagPrivacyverklaring
Voor de ticketverkoop, betaling, tickettoegang en toegangscontrole van de 130e jubileumdag van DOO/K&V
1. Wie zijn wij?
Utrechtse Gymnastiek- en Turnvereniging DOO/K&V, gevestigd te Utrecht. KvK-nummer: 40480768. Contactpersoon voor privacyzaken: [email protected].
2. Welke gegevens verzamelen we?
| Gegeven | Waarom | Grondslag |
|---|---|---|
| Voor- en achternaam | Bestelling, ticket op naam en verificatie bij de deur | Uitvoering overeenkomst |
| E-mailadres | Ticketbevestiging en PDF versturen | Uitvoering overeenkomst |
| Telefoonnummer | Optioneel, voor contact bij problemen | Toestemming |
| Bestelgegevens | Aantal en type tickets, totaalbedrag, bestelnummer, status en terugbetalingen | Uitvoering overeenkomst / wettelijke plicht |
| Betaalgegevens via Mollie | Betaalstatus, Mollie-betaalnummer en, alleen bij beheercontrole, rekeninghouder/IBAN/BIC zoals Mollie die toont | Uitvoering overeenkomst / gerechtvaardigd belang |
| Ticket- en scangegevens | Unieke ticketcode, QR-code, scanstatus, scantijd, scanneraccount en apparaatlabel | Uitvoering overeenkomst / gerechtvaardigd belang |
| Inlog- en beheeraccounts | E-mailadres, naam, wachtwoordhash, rol, TOTP-secret, laatste login en actieve sessies | Gerechtvaardigd belang |
| Magic links | Eenmalige links voor Mijn tickets en scanner-uitnodigingen | Uitvoering overeenkomst / gerechtvaardigd belang |
| IP-adres (serverlogs) | Beveiliging en foutopsporing | Gerechtvaardigd belang |
We slaan geen volledige bank- of kaartgegevens op. Betalingen verlopen via Mollie, een gecertificeerde betaaldienstaanbieder. In het beheer kan een betaalstatus of terugbetaling live bij Mollie worden gecontroleerd.
3. Hoe gebruiken we uw gegevens?
- Versturen van het e-ticket (PDF met QR-code) na betaling.
- Toegangscontrole op de dag zelf (scan van de QR-code).
- Beantwoorden van vragen over uw bestelling.
- Opnieuw toegankelijk maken van tickets via een eenmalige inloglink.
- Beheren van scanner- en beheerdersaccounts, inclusief tweefactorauthenticatie.
- Afhandelen van terugbetalingen en administratieve controles.
We gebruiken uw gegevens niet voor marketing, nieuwsbrieven of profilering.
4. Met wie delen we gegevens?
We delen gegevens alleen wanneer dat nodig is voor de uitvoering, beveiliging of administratie van de ticketverkoop:
- Mollie B.V. voor iDEAL-betalingen, betaalstatussen en terugbetalingen.
- Microsoft 365 / SMTP voor het versturen van ticketmails, magic links en scanner-uitnodigingen.
- Hosting en database voor het draaien van de website, database en back-ups.
- Scanner- en bestuursvrijwilligers krijgen alleen toegang voor zover dit nodig is voor beheer of toegangscontrole.
Met partijen die persoonsgegevens namens ons verwerken maken we passende afspraken.
5. Bewaartermijn
| Categorie | Bewaartermijn |
|---|---|
| Bestellingen & ticketgegevens | 1 jaar na het evenement, daarna verwijderd of geanonimiseerd tenzij een wettelijke bewaarplicht geldt |
| Financiële administratie | 7 jaar voor zover nodig voor fiscale bewaarplichten |
| Scanlogs en toegangscontrole | 1 jaar na het evenement |
| Magic links voor Mijn tickets | 15 minuten geldig; verlopen of gebruikte links worden periodiek opgeschoond |
| Scanner-uitnodigingslinks | 48 uur geldig; verlopen of gebruikte links worden periodiek opgeschoond |
| Sessies | 7 dagen; tijdelijke besteltoegang 24 uur |
| Beheer- en scanneraccounts | Zolang het account nodig is voor beheer of toegangscontrole |
| Versleutelde databasebackups | 30 dagen, daarna automatisch verwijderd |
| Serverlogs | 30 dagen |
6. Beveiliging
- Verbinding via HTTPS (TLS 1.3).
- Databasebackups zijn versleuteld (AES-256) voor opslag.
- Toegang tot beheerpagina's is beveiligd met wachtwoord en waar ingesteld tweefactorauthenticatie (TOTP).
- Sessiecookies zijn HttpOnly, Secure en beperkt in geldigheid.
- Bestellingen en tickets zijn alleen bereikbaar via tijdelijke besteltoegang of een eenmalige magic link.
- Wij beperken het aantal bestel-, login- en magic-linkverzoeken om misbruik te voorkomen.
- De ticketomgeving draait op door DOO/K&V beheerde hosting en databasevoorzieningen.
7. Uw rechten
U heeft het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking en bezwaar. Stuur een e-mail naar [email protected]. We reageren binnen 30 dagen.
Bij verwijderverzoeken anonimiseren we persoonsgegevens waar mogelijk. Gegevens die nodig zijn voor de financiële administratie kunnen we bewaren zolang de wettelijke bewaarplicht geldt.
Heeft u een klacht? U kunt die indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
8. Cookies en lokale opslag
We plaatsen uitsluitend functioneel noodzakelijke cookies: dkv_session voor ingelogde beheerders, scanners en kopers die via Mijn tickets zijn ingelogd, en dkv_order_access voor tijdelijke toegang tot een zojuist geplaatste bestelling.
Daarnaast gebruikt de website sessionStorage om het winkelmandje tijdelijk in uw browser te bewaren en localStorage om de ingeklapte stand van het beheermenu te onthouden. Er worden geen tracking- of marketingcookies geplaatst. Een cookiebanner is daarom niet vereist.
9. Camera bij scannen
De scannerpagina vraagt toegang tot de camera van het apparaat om QR-codes te lezen. Camerabeelden worden niet opgeslagen; alleen het scanresultaat en de bijbehorende ticketcontrole worden vastgelegd.
← Terug naar ticketsVersie 1.1 - gepubliceerd 20 mei 2026. Laatste wijziging: 18 september 2026.